Travail de mise sous pli : faut-il gérer en interne ou externaliser ?

Le traitement des flux des courriers, la mise sous pli particulièrement, est une tâche plus importante, parfois fastidieuse, au sein d’une entreprise, qu’elle soit petite ou grande. Ce travail est souvent complexe et diversifié. En effet, le traitement du courrier d’entreprise n’est pas une tâche anodine qui peut être confiée à n’importe qui. L’importance de certaines informations en fait un travail rigoureux qui nécessite confidentialité et compétence de la part de la personne qui en a la charge. Alors, faut-il gérer en interne ou externaliser le travail de mise sous pli ?

La mise sous pli des courriers sortants : pourquoi la traiter en interne ?

Plier le courrier, le mettre sous enveloppe, fermer l’enveloppe… À première vue, le travail de la mise sous pli est une tâche rebutante. Et pourtant, ce travail peut s’avérer lassant et fatigant pour toutes les personnes concernées lorsque le nombre des envois de courriers est important. Raison pour laquelle les marques ont créé un appareil visant à faciliter cette tâche.

S’il n’y a pas encore longtemps, la mise sous pli était traitée manuellement en interne par les services comptables. Aujourd’hui, ce travail s’est automatisé, même pour de petits volumes de courrier, et ce grâce à du matériel hautement performant. La machine de mise sous pli permet de réaliser cette tâche avec une extrême rapidité et agilité. Désormais, les entreprises peuvent choisir de traiter en interne la mise sous pli des documents importants et confidentiels, comme les informations comptables, les documents juridiques, le paiement…

Quels sont les avantages ?

La mise sous pli avec une machine à affranchir automatique permet à l’entreprise de bénéficier de nombreux avantages, comme :

  • L’entreprise n’aura plus à se soucier de la confidentialité des courriers importants. En traitant en interne, elle pourra avoir une maîtrise complète des courriers sortants.
  • L’absence de nécessité d’engager de nouveaux salariés pour garantir la mise sous pli. L’utilisation de ce type de machine est accessible à n’importe qui.
  • La machine de mise sous pli permet de réduire le temps du traitement des courriers sortants jusqu’à 10 fois, par rapport au pliage manuel.

La mise sous pli des flux sortants : pourquoi choisir l’externalisation ?

Une machine de mise sous pli, c’est pratique, rapide et efficace. Le seul hic, c’est le prix parfois trop onéreux. L’achat de ce type de machine peut représenter un investissement coûteux, ce qui n’est pas à la portée de toutes les entreprises. Même en location, le prix peut être lourd à gérer pour une PME. Pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’investir dans une machine à affranchir, faire appel à une société externe pour assurer les travaux de la mise sous pli des envois est donc une bonne option.

Quels sont les avantages ?

Externaliser la mise sous pli des envois peut présenter de réels avantages pour les entreprises, entre autres :

  • Le traitement des courriers étant assuré en externe, les salariés pourront donc se concentrer sur leur activité principale.
  • L’entreprise n’aura pas besoin d’investir dans une machine de mise sous pli puisque le travail est déjà confié à un prestataire.
  • L’externalisation du traitement des courriers sortants évitera à l’entreprise les erreurs sur les envois.
  • Externaliser l’envoi du courrier permet un gain de temps précieux. La société pourra assurer l’envoi du courrier plus rapidement.

Ernest Auteur